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A Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR-CPF) dá direcionamentos para a preparação de registro de autoridade arquivística. Tal registro fornece descrições de entidades que tenham relação com a produção e a manutenção de arquivos. Assim, qualquer elemento que puder ser usado para identificar e localizar descrições arquivísticas, inclusive registros de autoridades, denomina-se
No âmbito das Normas arquivísticas, a descrição é a parte que mais evolui e orienta os usuários no desenvolvimento do trabalho descritivo, visando à padronização de procedimentos. Em todas as Normas, são definidos os elementos de descrição, sendo alguns essenciais para o estabelecimento de intercâmbio internacional. Em se tratando da ISAD-G, quando aparece a descrição "Item", significa que o elemento apresentado é
Numa pesquisa via Internet, realizada a partir de São Paulo, sobre quais eram os documentos que estavam custodiados pelo Arquivo Municipal de uma cidade, o usuário afirmou que as informações não eram suficientes para a sua pesquisa. Ele precisava saber quais os conjuntos de documentos mantidos pelo arquivo. Queria conhecer e precisava ler sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo abrangido e a quantificação de cada conjunto documental. Assim, justificaria sua viagem àquela cidade.
Com base nos elementos apresentados pelo usuário, o Arquivo Municipal dessa cidade deverá reestruturar o seu
As constantes transferências de locais dos arquivos de uma instituição pública fizeram dispersar os documentos que estavam organizados de acordo com critérios previamente estabelecidos, o que contraria as Normas arquivísticas. Assim, partindo do entendimento de que é imprescindível garantir a relação entre a individualidade do documento e o conjunto em que ele se insere geneticamente, o arquivista deve reconstruir esse arquivo a partir dos seguintes elementos:
Um arquivista precisa organizar o arquivo de uma empresa estatal no Rio de Janeiro. Ao iniciar o trabalho, se depara com muitos documentos de diversos departamentos, além de alguns conjuntos documentais de filiais dessa empresa em outros estados. Como esses documentos são considerados de guarda definitiva, antes de proceder à ordenação dos documentos em séries, o arquivista deve estabelecer o
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