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O prazo de guarda nas fases corrente e intermediária é definido por necessidades administrativas, prescrições legais, extinção de atribuições, entre outros elementos.
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O princípio da ordem original fundamenta teoricamente todas as ações de avaliação de documentos arquivísticos.
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Os valores primários e secundários definem, em uma tabela de temporalidade, os prazos nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos.
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Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermediário.
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A passagem dos documentos do arquivo intermediário ao arquivo permanente é conhecida tecnicamente como recolhimento e, juntamente com a transferência, é uma função arquivística.