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Apensar um processo é juntá-lo em definitivo a outro processo, por necessidade do serviço.
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Os processos devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em um sistema manual ou informatizado.
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A distribuição e a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos setores de protocolo ou pelos arquivos setoriais
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Para se fazer o diagnóstico da situação arquivística, é preciso coletar dados quantitativos e qualitativos, principalmente acerca das informações não orgânicas.
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Ao encontrar ampliações fotográficas em uma massa documental acumulada, o arquivista deve quantificá-las por unidade e registrar, entre outros elementos, a cromia e as dimensões.