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Caso a autoridade competente do MEC pretenda desenvolver um projeto que dependa de aprovação presidencial, ela deverá enviar ao presidente da República, por meio do respectivo ministro de Estado, um aviso ministerial.
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Ao se elaborar um memorando, deve-se utilizar o padrão ofício, no entanto, o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
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Caso o diretor de um órgão do MEC pretenda solicitar demanda dos recursos que gerencia ao Ministério da Defesa, ele deve encaminhar um memorando.
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Ao se redigir um ofício de acordo com as orientações do Manual de Redação da Presidência da República, deve-se obedecer à seguinte instrução: utilizar fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé.
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Mesmo que o fax seja assinado por autoridade competente, seu envio não dispensa o encaminhamento do original, posteriormente, pelo meio de praxe.