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As condições de armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.
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O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de deterioração.
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Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão, avaliação e descrição.
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O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da correspondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
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A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa de gestão de documentos.