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O órgão público que mudou de nome, mesmo que suas atribuições permaneçam sem alteração, produzirá um novo fundo de arquivo.
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Os documentos de um órgão público extinto formam, até a data da extinção, um fundo fechado, com data inicial e final.
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Para produzir um fundo de arquivo o órgão não precisa ter um chefe com poder de decisão.
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Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, para constituir outros agrupamentos aleatoriamente.
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O fator norteador da constituição do fundo de arquivo é o valor dos documentos: primário ou secundário.