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A análise tipológica dispensa um conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora de documentos.
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São elementos a serem considerados na análise tipológica o preâmbulo, a notificação, a exposição, o dispositivo e a corroboração.
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A espécie documental identifica que veículo serve como base jurídica consensualmente válida para que o conteúdo do documento se torne legítimo, fidedigno e confiável.
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A transformação da espécie documental em tipo documental acontece quando é agregada à espécie documental a atividade/função/razão funcional que gerou o documento.
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Os documentos de referência e informação devem ser organizados ou classificados por assunto.