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A difusão de documentos é uma função arquivística realizada a partir dos elementos desenvolvidos na função descrição.
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O recolhimento de documentos, uma das atividades da função aquisição, refere-se à passagem de documentos dos arquivos correntes aos arquivos intermediários e deve ser gerenciado por um plano de destinação.
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Uma das formas de higienizar, de maneira superficial, documentos em suporte papel é aplicar uma borracha macia ou borracha fina em pó sobre o documento.
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A avaliação funcional dos documentos de arquivo é fundamentada na tipologia documental, ou seja, é uma avaliação realizada peça a peça.
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A tramitação de um documento deve ocorrer nos setores que possuam permissão para tomar uma decisão sobre esse documento.