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Alterações (acréscimo ou mudança de nível de obrigatoriedade de requisitos) no e-ARQ Brasil devem ser evitadas nas contratações de tecnologias da informação realizadas pelos órgãos da administração pública federal.
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Conforme o e-ARQ Brasil, as qualidades dos documentos arquivísticos que devem ser preservadas pelo programa de gestão institucional são organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
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A fim de garantir a integridade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos por longo prazo, deve-se prever a implantação de sistemas informatizados na gestão arquivística de documentos digitais.
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O conteúdo estável e a forma fixa são características essenciais dos documentos arquivísticos digitais. Com relação à forma, entretanto, é aceita uma variabilidade limitada na sua apresentação, desde que prevista na produção do documento.
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O uso de documentos digitais na administração pública pode ser considerado como corriqueiro, embora nem sempre esteja regulamentado.
