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Deve-se sempre considerar a relação orgânica dos documentos arquivísticos, inclusive no caso de um documento arquivístico digital, como, por exemplo, um relatório, que pode ser constituído por planilhas, fotografias ou plantas armazenados em diversos arquivos digitais.
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De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o produto da digitalização pode substituir o original em qualquer circunstância.
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No processo eletrônico, a conservação dos autos do processo deve ser efetuada totalmente por meio eletrônico.
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A difusão dos arquivos concretiza-se por meio da promoção de eventos como exposições, palestras e visitas guiadas, que têm como público-alvo o cidadão.
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A função precípua dos arquivos públicos permanentes engloba a difusão cultural e a assistência educativa.