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Existem instrumentos de pesquisa genéricos e globalizantes, como, por exemplo, os índices, e os detalhados e específicos, que tratam de parcelas do acervo, como os inventários e catálogos.
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O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico, contudo, é a descrição que possibilita que os dados contidos nos arquivos cheguem aos pesquisadores.
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Na gestão de arquivos permanentes, dispensa-se a ordenação por fundos.
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As peças documentais reunidas em agrupamentos lógicos nas unidades de arquivamento são a menor unidade orgânica arquivística.
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Se o arquivo permanente visa atender ao pesquisador, o arranjo não deve basear-se na forma administrativa.