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Os documentos de arquivo são resultado de uma ação humana, frutos da criação artística, e testemunham uma época ou atividade.
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Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.
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Em um conjunto documental, quando os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princípio arquivístico da ordem original.
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A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.
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Na caracterização de um documento de arquivo, dispensa-se a informação que reflete a ação implementada, o que foi comunicado ou decidido por meio dele.