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Os arquivos, no Windows, representam os locais onde se armazenam os documentos, e as pastas são os documentos propriamente ditos.
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Um dispositivo de memória externa, como, por exemplo, um pendrive via USB, além de permitir mobilidade de memória, possibilita que se armazenem arquivos em diversos formatos e tamanhos, para se expandir a capacidade de armazenamento.
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No Windows, ao se utilizar a opção Salvar como, em qualquer um dos programas da suíte Microsoft Office, o sistema operacional, interpreta que o usuário deseja criar um novo arquivo, com um novo nome, mas com o mesmo conteúdo do anterior, e, por isso, apaga, automaticamente, a versão antiga e deixa apenas a nova versão do arquivo no sistema.
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Um arquivo que possua a seguinte nomenclatura http://ficha*de*compensação.xls, armazenado no Windows Explorer, será reconhecido como um arquivo do Excel que pode ser acessado por meio da Web.
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Ao salvar um documento do Microsoft Word no formato .docx, o sistema interpreta que esse documento só poderá ser aberto por outro aplicativo da suíte Microsoft Office.