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Independentemente da forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter múltiplo em função do contexto em que foram produzidos.
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O princípio da organicidade dispõe que as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais.
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O princípio da proveniência fixa a identidade do documento ao seu produtor.
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Toda correspondência oficial expedida deve conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, do destinatário, do assunto e da data da emissão.
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Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados após a microfilmagem.