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Os mapas devem ser mantidos em gavetas horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.
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Os documentos, nas áreas de depósito, devem ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de separá-los de acordo com o seu suporte.
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Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
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A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
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O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.