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Os documentos de arquivo devem ser classificados de acordo com um plano de classificação ou código de classificação.
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Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
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Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
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Os arquivos estaduais são formados pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
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A classificação dos documentos de arquivo não exige um conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. Isso só é necessário nos arquivos permanentes.